Peppol: Wat verandert er in 2026 voor jouw facturaties?

Gestructureerd elektronisch factureren Vanaf 2026 zullen traditionele factuurmethoden, zoals het versturen van pdf’s via e-mail of het gebruik van papieren facturen, niet langer voldoen aan de wettelijke vereisten voor B2B-transacties. In plaats daarvan moeten bedrijven overschakelen op gestructureerde elektronische facturen via Peppol. Deze facturen worden rechtstreeks uitgewisseld tussen de softwaresystemen…

Gestructureerd elektronisch factureren

Vanaf 2026 zullen traditionele factuurmethoden, zoals het versturen van pdf’s via e-mail of het gebruik van papieren facturen, niet langer voldoen aan de wettelijke vereisten voor B2B-transacties. In plaats daarvan moeten bedrijven overschakelen op gestructureerde elektronische facturen via Peppol. Deze facturen worden rechtstreeks uitgewisseld tussen de softwaresystemen van bedrijven, wat een gestroomlijnd en efficiënt proces mogelijk maakt.

Het hart van dit nieuwe systeem is het Peppol-netwerk. Peppol fungeert als een beveiligd communicatiekanaal waardoor bedrijven factuurgegevens kunnen uitwisselen. Dit netwerk zorgt ervoor dat factuurgegevens veilig en gestructureerd worden overgedragen tussen verschillende softwaretoepassingen.

Voor wie geldt de Peppol-verplichting?

De nieuwe regelgeving is van toepassing op vrijwel alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die zakendoen met andere btw-plichtige bedrijven in België. Of je nu een kleine zelfstandige bent of een grotere kmo, als je een actief btw-nummer hebt, zul je moeten voldoen aan deze nieuwe vereisten.

Er zijn echter enkele uitzonderingen:

• Bedrijven die uitsluitend aan particulieren leveren, hoeven voor deze transacties geen gestructureerde elektronische facturen te versturen. Let wel op: je moet wel in staat zijn om dergelijke facturen van je leveranciers te ontvangen.
• Bepaalde categorieën bedrijven, zoals failliete ondernemingen of bedrijven die alleen btw-vrijgestelde handelingen verrichten, zijn vrijgesteld van de verplichting om elektronische facturen te verzenden.
• Voor transacties die zijn vrijgesteld van btw volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek, geldt de verplichting niet.

Het is belangrijk om te benadrukken dat, ook al val je onder een van deze uitzonderingen, je nog steeds kunt kiezen om vrijwillig over te stappen op elektronische facturering. Dit kan voordelig zijn voor je bedrijfsprocessen en relaties met klanten en leveranciers die wel verplicht zijn om elektronisch te factureren.

De voordelen van Peppol

De overstap naar elektronische facturering brengt tal van voordelen met zich mee:

• Efficiëntere verwerking: Doordat facturen direct tussen softwaresystemen worden uitgewisseld, vermindert de kans op fouten en wordt de verwerkingstijd aanzienlijk verkort.
• Kostenbesparingen: Op lange termijn kan elektronisch factureren leiden tot aanzienlijke besparingen op papier en administratieve kosten.
• Milieuvriendelijk: Door het elimineren van papieren facturen draag je bij aan een duurzamere bedrijfsvoering.
• Betere datakwaliteit: Gestructureerde elektronische facturen bevatten gestandaardiseerde gegevens, wat de kwaliteit en bruikbaarheid van je financiële informatie verbetert.
• Automatisering: De mogelijkheid om factuurgegevens automatisch in je boekhoudsysteem te verwerken, bespaart tijd en vermindert de kans op menselijke fouten.

Hoe werkt Peppol in de praktijk?

Peppol functioneert als een beveiligd netwerk waarop verschillende softwaretoepassingen kunnen aansluiten. Hier is een vereenvoudigd overzicht van hoe het proces werkt:

• Je maakt een factuur op in je eigen boekhoudsoftware.
• De software zet de factuurgegevens om in een gestandaardiseerd formaat.
• Via een beveiligde verbinding wordt de factuur verzonden naar het Peppol-netwerk.
• Peppol zorgt ervoor dat de factuur bij de juiste ontvanger terechtkomt.
• De ontvanger krijgt de factuur binnen in zijn eigen softwaresysteem, waar deze automatisch kan worden verwerkt.

Dit proces verloopt volledig digitaal en geautomatiseerd, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid ten goede komt.

Ondersteuning bij de overstap

De Belgische overheid erkent dat de overstap naar elektronisch factureren voor sommige bedrijven een uitdaging kan zijn. Daarom zijn er ondersteunende maatregelen in het leven geroepen:

• Verhoogde investeringsaftrek: Vanaf 1 januari 2025 wordt de investeringsaftrek voor digitale investeringen verhoogd naar 20%. Dit kan helpen bij de aanschaf van nieuwe software of hardware die nodig is voor elektronisch factureren.
• Verhoogde kostenaftrek: Voor de belastingjaren 2024 tot en met 2027 kunnen kleine kmo’s en zelfstandigen een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen op abonnementen voor factureringssoftware.

Deze maatregelen zijn bedoeld om de financiële impact van de overgang naar elektronisch factureren te verzachten.

Conclusie en volgende stappen

De overgang naar verplicht elektronisch factureren via Peppol in 2026 is een belangrijke stap in de digitalisering van het Belgische bedrijfsleven. Hoewel het in eerste instantie een uitdaging kan lijken, biedt deze verandering ook kansen voor efficiëntieverbetering en kostenbesparingen.

Als ondernemer is het belangrijk om proactief te zijn:

• Informeer je: Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rond elektronisch factureren en Peppol.
• Evalueer je huidige systeem: Bekijk of je huidige software geschikt is of aangepast kan worden.
• Plan vooruit: Begin tijdig met het maken van een overstapplan.
• Zoek ondersteuning: Schakel indien nodig de hulp in van experts of je boekhouder.

Door nu al stappen te ondernemen, zorg je ervoor dat je bedrijf klaar is voor de toekomst van digitaal zakendoen. Elektronisch factureren via Peppol is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kans om je bedrijfsprocessen te moderniseren en te optimaliseren.

Contacteer ons voor meer informatie!