Peppol : Qu’est-ce qui va changer pour votre facturation en 2026 ?

À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique via le réseau Peppol deviendra obligatoire pour la quasi-totalité des transactions commerciales entre entreprises belges assujetties à la TVA. Dans cet article, nous passerons en revue les aspects les plus importants de ce changement et ce que cela signifie pour votre entreprise.

Facturation électronique structurée

À partir de 2026, les méthodes de facturation traditionnelles, telles que l’envoi de PDF par e-mail ou l’utilisation de factures papier, ne répondront plus aux exigences légales pour les transactions B2B. Les entreprises devront passer aux factures électroniques structurées via Peppol. Ces factures sont échangées directement entre les systèmes logiciels des entreprises, ce qui permet un processus rationalisé et efficace.

Le réseau Peppol est au cœur de ce nouveau système. Peppol agit comme un canal de communication sécurisé par lequel les entreprises peuvent échanger des données de facturation. Ce réseau garantit un transfert sécurisé et structuré des données de facturation entre les différentes applications logicielles.

À qui s’applique cette obligation Peppol ?

La nouvelle réglementation s’applique à pratiquement toutes les entreprises belges assujetties à la TVA qui traitent avec d’autres entreprises assujetties à la TVA en Belgique. Que vous soyez un petit indépendant ou une grande PME, si vous disposez d’un numéro de TVA actif, vous devrez vous conformer à ces nouvelles exigences.

Il existe cependant quelques exceptions :

• Les entreprises qui fournissent exclusivement des particuliers n’ont pas besoin d’envoyer de factures électroniques structurées pour ces transactions. Attention : vous devez être en mesure de recevoir de telles factures de vos fournisseurs.
• Certaines catégories d’entreprises, comme les entreprises en faillite ou celles qui effectuent uniquement des opérations exonérées de TVA, sont exemptées de l’obligation d’envoyer des factures électroniques.
• Pour les opérations exonérées de TVA en vertu de l’article 44 du Code de la TVA, l’obligation ne s’applique pas.

Il est important de souligner que même si vous relevez de l’une de ces exceptions, vous pouvez toujours choisir de passer volontairement à la facturation électronique. Cela peut être bénéfique pour vos processus d’entreprise et vos relations avec les clients et les fournisseurs qui sont tenus de facturer par voie électronique.

Les avantages de Peppol

Passer à la facturation électronique apporte de nombreux avantages :

• Traitement plus efficace : en échangeant les factures directement entre les systèmes logiciels, le risque d’erreurs et le temps de traitement sont considérablement réduits.
• Économies de coûts : à long terme, la facturation électronique peut entraîner des économies importantes sur le papier et les frais administratifs.
• Respectueux de l’environnement : en éliminant les factures papier, vous contribuez à des opérations commerciales plus durables.
• Meilleure qualité des données : les factures électroniques structurées contiennent des données standardisées, améliorant la qualité et la facilité d’utilisation de vos informations financières.
• Automatisation : la possibilité de traiter automatiquement les données de facturation dans votre système de comptabilité permet de gagner du temps et de réduire les risques d’erreur humaine.

Comment fonctionne Peppol en pratique ?

Peppol fonctionne comme un réseau sécurisé auquel diverses applications logicielles peuvent se connecter. Voici un aperçu simplifié du fonctionnement du processus :

• Vous créez une facture dans votre propre logiciel de comptabilité.
• Le logiciel convertit les données de la facture dans un format standardisé.
• La facture est envoyée au réseau Peppol via une connexion sécurisée.
• Peppol veille à ce que la facture parvienne au bon destinataire.
• Le destinataire reçoit la facture dans son propre système logiciel, où elle peut être traitée automatiquement.

Ce processus est entièrement numérique et automatisé, ce qui améliore l’efficacité et la précision.

Accompagnement dans la transition

Le gouvernement belge reconnaît que la transition vers la facturation électronique peut constituer un défi pour certaines entreprises. Des mesures d’accompagnement ont donc été mises en place :

• Déduction pour investissement majorée : à partir du 1er janvier 2025, la déduction pour investissements numériques sera portée à 20 %. Cela peut faciliter l’achat de nouveaux logiciels ou matériels nécessaires à la facturation électronique.
• Déduction des frais majorée : Pour les années fiscales de 2024 à 2027, les PME et les indépendants peuvent appliquer une déduction des frais majorée de 120 % sur les abonnements à des logiciels de facturation.

Ces mesures visent à atténuer l’impact financier du passage à la facturation électronique.

Conclusion et prochaines étapes

Le passage à la facturation électronique obligatoire via Peppol en 2026 constitue une étape importante dans la digitalisation des entreprises belges. Même si cela peut paraître difficile au premier abord, ce changement offre également des opportunités d’amélioration en termes d’efficacité et de réduction des coûts.

En tant qu’entrepreneur, il est important d’être proactif :

• Informez-vous : restez informé des dernières évolutions en matière de facturation électronique et de Peppol.
• Évaluez votre système actuel : voyez si votre logiciel actuel convient ou peut être adapté.
• Planifiez à l’avance : commencez à élaborer un plan de transition en temps utile.
• Demandez de l’aide : Si nécessaire, demandez l’aide d’experts ou de votre comptable.

En prenant des mesures dès maintenant, vous pouvez vous assurer que votre entreprise est prête pour l’avenir du commerce numérique. La facturation électronique via Peppol n’est pas seulement une obligation légale, c’est aussi une opportunité de moderniser et d’optimiser vos processus commerciaux.

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